Číselník dokladů

Než začnete účtovat do hlavní knihy (účetního deníku) je zapotřebí si vysvětlit odkud a jakým způsobem se vytváří účetní souvztažnosti. Určením typu dokladu je stanoveno jeho zúčtování!

Jak již bylo zmiňováno v jiných modulech operativní evidence, používáme ve formulářích tzv. typ dokladu, u kterého je přednastavena souvztažnost. Nastavení typu dokladu se provádí v menu “Nastavení” – “Nastavení číselníku dokladů” (najdete v horní liště po správném přihlášení se do systému).

Formulář typu dokladu a význam jednotlivých polí:

• Typ dokladu – vlastní kód pro označení stejné skupiny dokladů
• Název dokladu – stručný popis typu
• KS – konstantní symbol (tento údaj se přenáší do bankovních příkazů)
• Přednastavený popis dokladu – stručný text, který se automaticky přenáší jako popis

Uvedený systém pracuje i v režimu jednoduchého účetnictví, proto jsou dále dvě záložky pro nastavení zaúčtování dokladu.

Podvojné účetnictví:

Účet dodavatele a účet odběratele je zřejmý. Další čtyři pole jsou v této záložce nepřístupná. Jejich definici provádíme s hlavní účetní uživatele po stanovení účetního rozvrhu. Informace z těchto polí jsou využívaná v sekci finanční analýzy. Pole Časové rozlišení, pokud je do tohoto pole zadáno např. číslo 3, systém vyhodnotí účtovaní dokladu s časovým rozlišením na dobu 3 měsíců.

Datová mřížka:

• Z/P - jak se bude účtovat Závazek a jak Pohledávka (účtování na nákladové či výnosové účty)
• MD a DA – účet účtové osnovy včetně analytiky (střediskové účtování vysvětleno níže)
• Souvz – druh ceny, ve které bude řádek zaúčtován (Zaklad = cena bez Dph, Zaloha = suma zálohy, Cpor = cena pořízení, Vykon = cen výkonu)
• Koef – určení koeficientu

Systém je vybaven automatickým účtováním DPH, proto se nenastavuje účtování DPH.

Při pohledu na účtování vidíme, že zápisy, kromě prvního řádku, jsou u obou typů stejné. Rozdíl v zaúčtování je pro zasvěcené zřejmý. Pokud by fakturant(ka) položku faktury na zboží označil(a) typem 140, v tomto okamžiku se hodnota faktury v prvním kroku(řádku) proúčtuje do nákladů a ne na sklad, tj. do aktiv.

Při velkém množství dokladů je tento omyl zřejmě možný. Ovšem (a to předbíháme) IS má v modulu závazky funkci, kde se provádí kontrola příjmu na přijaté faktury nebo číslo dodacího listu.

Pochopení činnosti tzv. předkontace a následného účtování je základem spokojeného spánku před účetní závěrkou. To však ještě nemluvíme o inventurách a odchylkách do nákupních cen. Na druhé straně je systém vybaven řadou kontrolních funkcí, kdy lze odhalit nesprávné zatřídění dokladů vůči účtům 132-Zboží a 112-Materiál.

K čemu je dobrý koeficient ? Pokud jste schopni fakturovaný celkový náklad (např. elektřina) rozdělit procentním dílem mezi více středisek, lze souvztažnosti nastavit tak, aby se na odpovídající “analytiku” střediska zaúčtovala přesně stanovená částka podle procent.

Způsob účtování dokladů je jednoduchý. Je nutná vysoká profesionální zdatnost účetní problematiky při rozvrhu účtování do číselníku dokladů. Pokud má uživatel zájem, můžeme mu při instalaci programu nainstalovat námi používaný číselník dokladů s bezchybně nastavenými souvztažnostmi pro téměř 300 typů dokladů.