NEWIS HK – Hlavní kniha

Modul je určen pro provádění účetních operací v systému NEWIS. Je rozdělen do tří částí:

• účetní deník
• ruční záznamy účetního deníku
• účtová osnova

Na začátek je nutno uvést několik důležitých informací :

1. Účtovaní dokladů probíhá podle přednastavených souvztažností, což je uvedený číselník dokladů, zejména v části NEWIS-DE.
2. Kdy bude doklad zaúčtován rozhoduje osoba odpovědná za účetnictví.

   Systém pracuje s tzv. uzavřením dokladu. Pro každého uživatele lze nastavit individuální dobu pro uzavření dokladu. Při nastavení hodnoty 0 může uživatel pouze vložit doklad a nemůže ho opravit. Zaúčtované záznamy již nelze opravovat - bez ohledu na nastavenou dobu pro uzavření dokladu. Pokud je doklad vložen do systému v pořádku, může “vyšší autorita” (např. hlavní účetní) doklad uzamknout a ten již taky nelze opravovat.

3. Doklady je možno zaúčtovat jednotlivě nebo za období.
4. Pokud se doklady účtují jednotlivě, tak jejich zaúčtování probíhá z modulu, kde byl vložen. Před vlastním zaúčtováním je uživateli nabídnut tzv. náhled, jak by byl doklad zaúčtován a uživatel může provést opravy a případné další rozúčtování.
5. Účtování dokladů za období se provádí z účetního deníku. Již zaúčtované doklady jsou přeskakovány.

Ruční záznamy účetního deníku

Zde se vkládají záznamy, které nevstupují do účetnictví přímo z jednotlivých modulů, například odpisy, rozdělení zisku apod. Ono by je bylo možné zapsat přímo do účetního deníku, avšak my je zapisujeme pro jistotu do záložního souboru.

Účetní deník

Je úložištěm zaúčtovaných záznamů. Pro zaúčtování dokladů za období je vyvolán následující dialog, kde význam jednotlivých polí a tlačítek je následující:

• Období od – do jsou datumy od – do
• Přenos RZ /ručních záznamů/ - všechny záznamy z ručních vstupů za dané období jsou přesunuty do účetního deníku.
• Faktury – proběhne zaúčtování všech faktur z knihy závazků a pohledávek
• Peníze – zaúčtují se všechny záznamy z pokladny, banky, kompenzací a zápočtů
• Leasing – pokud používáte modul leasingu zaúčtujete doklady z leasingových smluv (položky splátkového kalendáře)
• Interní doklady – zaúčtování interních dokladů z hlediska spotřeby materiálu, odchylek apod. (Týká se to zejména položek skladu.)
• Kontrola účtu – Provede se kontrola účtů a chybějící účty jsou založeny.
• Přerušit – v libovolném okamžiku můžete účtování zastavit.
• Konec – konec účtování dokladů

Způsob účtování dokladů je jednoduchý. Je nutná vysoká profesionální zdatnost účetní problematiky při rozvrhu účtování do číselníku dokladů. Pokud má uživatel zájem, můžeme mu při instalaci programu nainstalovat námi používaný číselník dokladů s bezchybně nastavenými souvztažnostmi pro téměř 300 typů dokladů. V tomto podmodulu se víc nedělá.

Výstupy tohoto podmodulu jsou :

• Stavy účtů – výpis stavu všech účtů za období – současně obsahuje kontrolní mechanizmus na zjištění správného zaúčtování dokladů tzv. kontrolní součet
• Obratová předvaha
• Výpis jednoho účtu za období
• Doložení zůstatku účtů
• Seznamy zaúčtovaných dokladů za období
• Tisk hlavní knihy
• Účetní dokumenty – výsledovka, rozvaha, cash flow ve zkráceném i plném rozsahu –
• Pro výsledovku a rozvahu je nutná instalace MS Excel.

Účtová osnova

Pouze evidence účtů a otevření následujícího účetního období